辦公室人際關係
在工作環境中，能保持良好的人際關係，可以帶來一個愉快、具生產力的工作氣氛，讓你享受在辦公室工作的時間。因此，要小心留意，避免誤陷破壞同事間關係的陷阱。
不隨便
關心同事的私人生活可以建立關係，不過未必每個同事也可以跟你建立友誼，有些只可以保持同事關係。所以不要隨便透露太多個人資訊，例如婚姻問題，以免讓人到處宣傳。另一方面，不要用盡方法找出別人的私人生活，這樣會令人反感。
不遲緩
在工作時間內，應儘量避免用太多時間瀏覽與工作無關的網站，以致阻礙了工作的進度，因而令同事要承擔額外的工作。另外，一些簡單的工作，只要通電話或安排會面討論便可解決事情，而不須要花時間寄電郵，拖低工作效率。
不偏袒
不論是部門副主席還是公司的實習生，你都應該以尊重有禮的態度相待。備受尊重推崇的專業人士，都是一視同仁的。不要對低級員工出言不遜，或刻意討好上級。
不帶病
帶病上班對你和同事都沒有好處，不要以為這樣做會令上司覺得你很勤力，如果你的病傳染了其他同事，反而會影響工作進度。假如你在病榻中仍不得不處理公務，應向上司申請在家工作，或在辦公室內距離其他同事較遠的位置工作。
Thursday, August 19, 2010
Wednesday, August 18, 2010
黃毅力 力筆從心：早晨第一笑—人形箭靶？
都市日報
黃毅力 力筆從心：早晨第一笑—人形箭靶？
在一個晴朗的早上，睡個飽滿的我凝望着窗外的藍天白雲，嘴角掛上微笑，急不及待就穿起新衣，帶着一種煥然一新的感覺出門去。
上班途中，如常在大廈大堂入口的接待處，看見那位每 天都會與他打個照面的管理員，忽然心血來潮，我就以炯炯有神的雙眼望着他，並高聲說出一句：「早晨，你好！」可惜，他沒有反應；這位管理員並不是戴着耳機聽音樂，更不是耳朵有毛病的，而是在完全「接收」到我的那句「早晨」後，也沒有絲毫反應。木無表情的他，有如蠟像館中的擺設般一動也不動，如非看到他筆直的站立着，我真的懷疑是否該把一雙手指插進他的鼻孔，感覺一下他是否已經氣絕。
若是你，在遇到這種情況時，你會怎樣呢？會否令你感到尷尬，又或是影響到你一整天的心情？第二天的早上，在相同情景、時間與人物下，你會否再熱誠地說出這句「早晨」來？對於這個人，你會否對他產生負面的感覺呢？
而我黃毅力，當遇上朋友或與陌生人四目交投時，只要情況許可，我都必定會禮貌地說一聲「早晨」，如果對方表現冷漠，未有任何反應的話，我便會嘗試再走近一點，帶着更友善笑容，多說一聲「早晨」。若他依舊保持「殭屍狀態」，我亦不會生氣，反而要再接再厲，明天早上，再將程序重複一遍又一遍，希望用我的毅力，誠懇的笑容與火熱的眼神，總有一天，不需天荒地老，也能夠打動他的靈魂，直至他能感受到我的熱情為止。我不會怪責這些人，也不會被這些木無表情的人影響心情，就當作我當年在警校射擊練習用的人形箭靶，以此來訓練自己的誠意與EQ(情緒智商)罷！
以上我與管理員相遇的小故事，其實已是3年前發生的事了，但這個現象，相信在你、我、他身上，至今還是會不時發生，特別是對上班一族來說，應該早已見怪不怪，同在一個大堂、同在一部電梯，甚至同在一個辦公室工作，哪管是陌生人還是身邊日夜相對的同事，有時一個問好，最終都只會換來一個冷漠的眼神，原因是大部分香港打工一族，每天早上都只是拖着半個沉睡的靈魂回到公司，當然是沒有表情、沒有說話和笑容，就像是一具具會移動的箭靶準時坐在辦公室般，試問又怎能回應你的問好呢？
正在讀着這篇專欄的你呢？曾否遇上過這樣的情景？還是，你就是那座睡眼惺忪，沒有回應別人問好的箭靶呢？不管怎樣，就試着從今天早上起，向每位與你擦身而過的朋友說一句問好，哪管對方有否給你正面的反應，都請在你的嘴角掛上笑容，發放出你的友善正能量！如果日後你在街上遇到了類似「黃毅力」的物體 － 其特徵是頭形大如外星人，頭頂長出不合比例的小毛，身形略胖，像極自由行的中年漢般長出圓圓的大肚腩，步伐急速，那麼，請你不要猶豫，就立即上前說聲「早晨」吧！
最後也在此向大家說一聲：「早晨，你好！」讓我們一起迎接這快樂積極的新一天！
每日金句：愛因斯坦說過：「每個困境當中都會有機會。」面對逆境，要明白「有危必有機」的道理。
黃毅力 力筆從心：早晨第一笑—人形箭靶？
在一個晴朗的早上，睡個飽滿的我凝望着窗外的藍天白雲，嘴角掛上微笑，急不及待就穿起新衣，帶着一種煥然一新的感覺出門去。
上班途中，如常在大廈大堂入口的接待處，看見那位每 天都會與他打個照面的管理員，忽然心血來潮，我就以炯炯有神的雙眼望着他，並高聲說出一句：「早晨，你好！」可惜，他沒有反應；這位管理員並不是戴着耳機聽音樂，更不是耳朵有毛病的，而是在完全「接收」到我的那句「早晨」後，也沒有絲毫反應。木無表情的他，有如蠟像館中的擺設般一動也不動，如非看到他筆直的站立着，我真的懷疑是否該把一雙手指插進他的鼻孔，感覺一下他是否已經氣絕。
若是你，在遇到這種情況時，你會怎樣呢？會否令你感到尷尬，又或是影響到你一整天的心情？第二天的早上，在相同情景、時間與人物下，你會否再熱誠地說出這句「早晨」來？對於這個人，你會否對他產生負面的感覺呢？
而我黃毅力，當遇上朋友或與陌生人四目交投時，只要情況許可，我都必定會禮貌地說一聲「早晨」，如果對方表現冷漠，未有任何反應的話，我便會嘗試再走近一點，帶着更友善笑容，多說一聲「早晨」。若他依舊保持「殭屍狀態」，我亦不會生氣，反而要再接再厲，明天早上，再將程序重複一遍又一遍，希望用我的毅力，誠懇的笑容與火熱的眼神，總有一天，不需天荒地老，也能夠打動他的靈魂，直至他能感受到我的熱情為止。我不會怪責這些人，也不會被這些木無表情的人影響心情，就當作我當年在警校射擊練習用的人形箭靶，以此來訓練自己的誠意與EQ(情緒智商)罷！
以上我與管理員相遇的小故事，其實已是3年前發生的事了，但這個現象，相信在你、我、他身上，至今還是會不時發生，特別是對上班一族來說，應該早已見怪不怪，同在一個大堂、同在一部電梯，甚至同在一個辦公室工作，哪管是陌生人還是身邊日夜相對的同事，有時一個問好，最終都只會換來一個冷漠的眼神，原因是大部分香港打工一族，每天早上都只是拖着半個沉睡的靈魂回到公司，當然是沒有表情、沒有說話和笑容，就像是一具具會移動的箭靶準時坐在辦公室般，試問又怎能回應你的問好呢？
正在讀着這篇專欄的你呢？曾否遇上過這樣的情景？還是，你就是那座睡眼惺忪，沒有回應別人問好的箭靶呢？不管怎樣，就試着從今天早上起，向每位與你擦身而過的朋友說一句問好，哪管對方有否給你正面的反應，都請在你的嘴角掛上笑容，發放出你的友善正能量！如果日後你在街上遇到了類似「黃毅力」的物體 － 其特徵是頭形大如外星人，頭頂長出不合比例的小毛，身形略胖，像極自由行的中年漢般長出圓圓的大肚腩，步伐急速，那麼，請你不要猶豫，就立即上前說聲「早晨」吧！
最後也在此向大家說一聲：「早晨，你好！」讓我們一起迎接這快樂積極的新一天！
每日金句：愛因斯坦說過：「每個困境當中都會有機會。」面對逆境，要明白「有危必有機」的道理。
Tuesday, August 17, 2010
6 Natural Tips for Deep Sleep
6 Natural Tips for Deep Sleep
1. Relaxing Rituals to Rest Easy
In Chinese Medicine, nighttime is yin time—or, simply, when the body takes care of itself instead of your desires. Proper sleep is required for your body to repair itself and regenerate. To reach deep, restful sleep, your spirit and heart must be calm. Excessive worry, anxiety, and depression can all disturb the spirit and activate the mind—making it near impossible to fall asleep and stay asleep. Rituals to sooth your spirit and induce a sleep response before bed include soaking your feet in Epson salts for 15 minutes, writing all of your thoughts in a journal to get them out of your head, and practicing relaxation before bed, like the Stress Release meditation below.
2. When Food Disturbs Sleep
When you eat late, you wake up tired. Your body will be busy digesting your dinner while you are trying to sleep, so you won't feel rested in the morning. Do not eat anything for at least three hours before bedtime. Also, cut back on eating bacon, cheese, chocolate, ham, potatoes, tomatoes, and sausage, especially before bed. These foods contain tyramine, which inhibits neurochemicals like norepinephrine and can cause insomnia. And, of course if you have sleep problems, caffeine should be cut out.
Eat for sleep! Try eating more grains at dinner; carbohydrates tend to make people sleepy. Another snooze snack is a warm cup of milk; because milk is rich in the amino acid tryptophan, it can sometimes aid in deep sleep. Mix in natural vanilla flavoring for a soothing snack. Or if you prefer, eat 1 cup of natural yogurt an hour before bedtime.
3. A Peaceful Place for Sleep
Your sleeping environment makes a huge difference to the quality of your sleep. Do everything you can to create a quiet and cozy atmosphere. Ideally, your bedroom should be located in the quietest area of your home. Keep the décor minimal. Lighting should be dim and any music that is played should be soothing. Research has found that lavender, vanilla, and green apple are among the best scents to help lower anxiety and induce sleep, making these smells a good choice for a scented candle or heated essential oil. Try to limit your pets to outside of the bedroom because their movements will keep with your body from fully relaxing into deep R. E. M. sleep. As much as possible, your bedroom should be only for sleep.
4. Exercise Enables Sleep
People with regular exercise routines often sleep better and have fewer incidents of insomnia than those don't get regular physical activity. Exercise promotes sleep and improves sleep quality by altering brain chemistry. Exercising moderately for 20 to 30 minutes three times a day, combined with meditation or tai chi in the evening, will not only help you fall and stay asleep, but will also increase the amount of time you spend in R.E.M. sleep. In fact, for some people, exercise alone is enough to overcome sleep problems. Exercise in the morning or afternoon, but do not exercise for at least two hours before bed.
5. Herbs to Sleep Tight
A calming tea before bedtime can ensure a good night's sleep. Drink valerian or passionflower (or passiflora) tea before bedtime every night for one month. Simply steep 1 to 2 tablespoons of the dried herbs in one cup of hot water and drink just before bed. Or look for one with the traditional Chinese herbs zizyphus or jujube seed, bamboo shavings, and oyster shell, which soothe the mind and spirit.
You might also try Calm-Fort/Sleep formula with useful herbs like lily bulbs, polygala and turmeric that help manage stress and calm the spirit while relieving restlessness and insomnia.
6. A Sleep-Friendly Meditation
I had one patient with insomnia who also felt anxious and even a little depressed. In addition to acupuncture and herbal therapies, I decided to teach her a stress release meditation that she could do before bedtime to help with her anxiety. I am happy to report that she is now sleeping like a baby.
Try this Stress Release meditation, which works for the majority of my patients who have sleeping problems:
Sit comfortably or lie down on your back. Slow your respiration to deep, abdominal breathing. Utter the word "calm" in your mind with every exhalation. Focus on relaxing each area of your body in sequence, from the top of your head to your toes. Starting with the top of your head, inhale and then exhale while visualizing your scalp muscles relaxing. Say "calm" in your mind. Repeat this with each body part as you move down through all body parts, front, back, and sides, in succession: your face, throat, chest, arms, stomach, abdomen, thighs, knees, legs, ankles, until finally you reach your feet. When you've relaxed your feet, visualize all the tension in your body leaving through your toes as dark smoke. Practice this for at least 15 minutes before bedtime.
1. Relaxing Rituals to Rest Easy
In Chinese Medicine, nighttime is yin time—or, simply, when the body takes care of itself instead of your desires. Proper sleep is required for your body to repair itself and regenerate. To reach deep, restful sleep, your spirit and heart must be calm. Excessive worry, anxiety, and depression can all disturb the spirit and activate the mind—making it near impossible to fall asleep and stay asleep. Rituals to sooth your spirit and induce a sleep response before bed include soaking your feet in Epson salts for 15 minutes, writing all of your thoughts in a journal to get them out of your head, and practicing relaxation before bed, like the Stress Release meditation below.
2. When Food Disturbs Sleep
When you eat late, you wake up tired. Your body will be busy digesting your dinner while you are trying to sleep, so you won't feel rested in the morning. Do not eat anything for at least three hours before bedtime. Also, cut back on eating bacon, cheese, chocolate, ham, potatoes, tomatoes, and sausage, especially before bed. These foods contain tyramine, which inhibits neurochemicals like norepinephrine and can cause insomnia. And, of course if you have sleep problems, caffeine should be cut out.
Eat for sleep! Try eating more grains at dinner; carbohydrates tend to make people sleepy. Another snooze snack is a warm cup of milk; because milk is rich in the amino acid tryptophan, it can sometimes aid in deep sleep. Mix in natural vanilla flavoring for a soothing snack. Or if you prefer, eat 1 cup of natural yogurt an hour before bedtime.
3. A Peaceful Place for Sleep
Your sleeping environment makes a huge difference to the quality of your sleep. Do everything you can to create a quiet and cozy atmosphere. Ideally, your bedroom should be located in the quietest area of your home. Keep the décor minimal. Lighting should be dim and any music that is played should be soothing. Research has found that lavender, vanilla, and green apple are among the best scents to help lower anxiety and induce sleep, making these smells a good choice for a scented candle or heated essential oil. Try to limit your pets to outside of the bedroom because their movements will keep with your body from fully relaxing into deep R. E. M. sleep. As much as possible, your bedroom should be only for sleep.
4. Exercise Enables Sleep
People with regular exercise routines often sleep better and have fewer incidents of insomnia than those don't get regular physical activity. Exercise promotes sleep and improves sleep quality by altering brain chemistry. Exercising moderately for 20 to 30 minutes three times a day, combined with meditation or tai chi in the evening, will not only help you fall and stay asleep, but will also increase the amount of time you spend in R.E.M. sleep. In fact, for some people, exercise alone is enough to overcome sleep problems. Exercise in the morning or afternoon, but do not exercise for at least two hours before bed.
5. Herbs to Sleep Tight
A calming tea before bedtime can ensure a good night's sleep. Drink valerian or passionflower (or passiflora) tea before bedtime every night for one month. Simply steep 1 to 2 tablespoons of the dried herbs in one cup of hot water and drink just before bed. Or look for one with the traditional Chinese herbs zizyphus or jujube seed, bamboo shavings, and oyster shell, which soothe the mind and spirit.
You might also try Calm-Fort/Sleep formula with useful herbs like lily bulbs, polygala and turmeric that help manage stress and calm the spirit while relieving restlessness and insomnia.
6. A Sleep-Friendly Meditation
I had one patient with insomnia who also felt anxious and even a little depressed. In addition to acupuncture and herbal therapies, I decided to teach her a stress release meditation that she could do before bedtime to help with her anxiety. I am happy to report that she is now sleeping like a baby.
Try this Stress Release meditation, which works for the majority of my patients who have sleeping problems:
Sit comfortably or lie down on your back. Slow your respiration to deep, abdominal breathing. Utter the word "calm" in your mind with every exhalation. Focus on relaxing each area of your body in sequence, from the top of your head to your toes. Starting with the top of your head, inhale and then exhale while visualizing your scalp muscles relaxing. Say "calm" in your mind. Repeat this with each body part as you move down through all body parts, front, back, and sides, in succession: your face, throat, chest, arms, stomach, abdomen, thighs, knees, legs, ankles, until finally you reach your feet. When you've relaxed your feet, visualize all the tension in your body leaving through your toes as dark smoke. Practice this for at least 15 minutes before bedtime.
Tuesday, August 3, 2010
IT專家犯過的九件大錯
一個資訊專業人員跟我們分享她生涯中最糟的幾個經驗，以及從這些事件中學到的教訓。
我們在職場上至少也有一兩個難堪的經驗，不管是因為漫不經心造成的系統嚴重損毀，在同僚間表現失態，或是把專案搞砸。IT專家Becky Roberts決定不打自招，把他工作生涯中最糟的狀況，以及她從這些經驗中學到的教訓與大家分享。
在過去的十六年中，我的工作是要使人類可以跟電腦一同和諧運作，我曾發生過一些嚴重的糗事，至今在我回憶的時候仍會忍不住想鑽到地洞裡。這些我犯過的錯大略可以分為三類：技術上、政治上以及生涯規劃上的錯誤。以下就不照特定順序，將我犯過最誇張的錯以及所學到的教訓與大家分享。
1: 不小心把副總裁的檔案殺了，同時沒有備份
我甚至不記得我是怎麼弄的。我不只是把檔案刪了之後沒有發現，甚至在重新格式化的當下才想到犯了錯。我緊張地花了三十分鐘來決定我要怎麼處理這個狀況。我應該要說謊然後推諉負責嗎？我甚至沒辦法把責任推給誰，因為整個公司的資訊部就只有我一個人。還是我應該要像個白痴一樣原封不動把他的電腦還給他？「檔案還在喔，我把電腦還你了。」總之我想到的辦法沒一個可行。最後，我直接走到他的辦公室，然後把電腦還他然後自己招認：「我搞砸了。我把你的檔案全刪了，然後再也沒辦法把資料救回來。這完全是我的錯。」這時一陣靜默。然後他只說了：「好吧。那妳下次要小心點。」就沒事了。我幾乎要跪下來親他的腳，我鬆了一口氣的程度，就跟我覺得自己像個超級大白痴一樣的嚴重。
學到的教訓？備份備份備份！！除非電腦至少有一份備份，否則不要進行刪除、搬移、更改、更新、重寫或格式化的動作。在那之後我就沒有大量損失檔案的經驗。
2: 更改公司的發薪系統，以至沒人拿到加班費
這是在美國中西部一家陶藝工廠發生的事情。發薪系統是一個工作站上的Basic程式。公司打算實行一個新的薪水計算規則，而我的任務就是去正確更改這個系統。我在備份程式上做了需要的改變，然後試跑了一下。它的邏輯似乎正確無誤。我把程式跟老闆看，也得到他的讚許。他說他打算將下個發薪期開始實際使用。然後我問它公司有沒有測試用的系統。當時我在該公司只工作了兩個月，對公司的系統並不熟。他笑了一下然後說沒有。
兩週後，公司產生一陣騷動，因為員工打開信封看到一些很糟的事：沒有加班費，沒有，沒有，沒有就是沒有。老闆看我臉色慘白，便叫我直接趁早滾回家。
學到的教訓？這是很糟的一課。顯而易見地，我犯了一個程式錯誤，需要好好改進我的程式技巧。但我是否應該早點意識到我的程式能力對於這份指派的工作仍有不足，同時試著拒絕呢？我的確對於將未測試的程式拿來執行表達了不安，但可能我的態度應該要更強硬。也許從這個意外中所學到最重要的教訓，是要在工作面談時，儘可能問清楚公司的硬體配置，然後避免進入一些沒有完善硬體的公司。
3: 使用Exchange的試用版
那時我是一個新聘員工，在一個只有兩人的資訊部門工作，被指派的計劃是安裝微軟的Exchange軟體。該公司當時原本使用的是一個文字介面的免費電子郵件系統 ，但因為它實在太難用，所以沒什麼郵件需要從舊系統轉到新系統，因此它只是一個簡單的安裝工作。
我弄來一個Exchange的試用版，然後把它安裝並進行設定，最後選定了一小群使用者做為測試對象。我從公司所有使用者中徵求有意願測試新郵件系統的人，然後很快的這個「測試」群組就包含了公司所有人。使用者創立自己的資料夾，收件夾，也輸入了連絡人。然後我訂購了Exchange的正式版本授權，我打到微軟去，得知一件恐怖的事實，就是沒有辦法從試用版轉換到正式版，然後在九十天後試用版就要停止運作。那天是第八十八天。不用說，我接下來的四十八小時都在打電話給微軟的技術專線，然後試著用正式版來取代試用版，搬移資料以及更改使用者設定上面。那可以說是個巨大又痛苦的混亂狀況。這個狀況的唯一好處是他是一個學習的好機會。
學到哪些重要的教訓呢？
在確定軟體到期後不會停止運作之前，不要冒然使用試用版本
設定一個專案計劃，然後切實執行。我根本不應該把整個公司的人放進測試群組。
與使用者多加溝通。同時根本不該允許他們對測試的系統變得逐漸依賴。
在歸屬新系統的責任以前，要確保相關人員接收良好訓練。
4: 把備份看成例行公事
主機的備份是我的責任。我設定了備援主機，同時每天都儀式性地更換備份磁帶。當第一次有使用者要求回復檔案時，我發現那個檔案所在的資料夾已經超過三個月沒有成功備份。更糟的是那個有問題的檔案從來沒有備份過。我壓抑了把錯歸疚在軟體上的衝動，承認那是我個人的輕忽，也向那位使用者致歉。然而他也沒有完全領情。
學到的教訓？
永遠不要把備份看著例行公事
每天仔細檢查備份的記錄
定期測試資料回復功能
設定一個時程，定期檢查備份成效
5: 獨占某項特定知識
雖然在公司裡擁有唯一無二的知識技能似乎讓你出現飯碗十分有保障的幻覺，有時也會成為耽誤你個人生活的負面影響。在我職業生涯裡面有一些場合，我讓自己處於那種情況。因為自己未將知識分享，讓我在與家人相處的週末常常被打斷。電話整個晚上都在響，甚至整個假期都在響，最誇張的是，在我開完大腦手術後的六個小時，電話就直接打到加護病房來。
學到的教訓？文件、分享與訓練。有時候在一個小公司裡，或是要實作某計劃時，獨佔某個特定知識是幾乎不可能的。但隨時注意保持警覺，可以讓你把風險降到最低。只要提供了適當的文件，有時候就算是較沒經驗未受訓練的代班者也可在公司發生危機適時加以化解。
6: 沒為自己留好必要文件
除了沒有好好把工作程序記成文件，讓知識可以分享，我也多次自以為可以記住，而沒有完善記錄工作程序或相關設定，而最後害苦了自己。當處於壓力下工作，或是使用者已經迫不及待時，往往很容易就急就章，然後不在意地對自己說，到狀況解除後再記錄相關文件。不幸的是緊急事件往往一連發生，然後記錄文件的動作就被忘記，直到你在某個緊急事件裡面需要它的時候。
學到的教訓？其實我還是持續遇到類似狀況。但在趕時間時我會先存下螢幕畫面，然後記個幾行字，在緊急狀況結束時，要記錄完整文件時，我仍不免會有所耽擱。
7: 在專案開始時沒有建立指揮權
這數年來，我曾擔任過各式各樣實做、升級、系統轉移計劃的專案負責人。除了最近一件專案之外，所有的專案都可以說成功在時限前完成所需目標。然而該件失敗的專案也不是特別沒有執行效率或是壓力較大。
在之前我從未發現在專案開始時建立自己指揮權的重要性，因為不同團隊的每個成員都尊重。最近的專案是在一個分層負責架構的公司所進行，我的團隊有幾個同事，我的上司，幾個經理還有一個副總裁。一個較資深的專案經理建議我特別召開一個會議來確定我對團隊的成員到底有多少指揮權。我認為這是件不需要的事，然後很快就嘗到苦果。
專案有許多要在特定日期完成的流程，但儘管我儘可能地與負責的團隊成員溝通，他們往往也會提出反對「我週五要休假，我老闆同意的，」「我今天不能做那個東西，我必須要做這個。」我負起整個專案的成敗責任，然而卻沒有任何權力去保障他的成功。最後專案無法趕上預定時程。
學到的教訓？只要是我現在處理的任何專案，其第一步都是建立我所需要的指揮權。如果這還不能保障專案的成功，我必須要不顧一切地要求更多權力或是建議更高層的專案經理來處理。
8: 對員工寄出漫不經意的電子郵件
公司的一名員工寄信菴一份她電腦的龐大問題清單。我沒有任何惡意地簡單回了信給她，說她可以直接考慮換台新電腦。然後我什麼都沒想地，把她的問題加到我當天的工作清單裡。幾分鐘後我跟我老闆還有我老闆的老闆被緊急叫到某個會議上。當我走進門時我還印了我給該員工的回信以做解釋。
我整個一頭霧水地表示我不知道發生了什麼事。我老闆表示那個員工被我的電子郵件氣翻了，因為她把我輕率的舉動解讀成我沒有認真看待他的問題或想要解決。我十分驚訝短短幾句不經意的笑話可以被整個誤解。我被指示要對該員工道歉，同時立刻排除她的問題。
學到的教訓？
* 不要嘗試在電子郵件裡搞笑或自做聰明；單純陳述就好。
* 對求助訊息要有標準的處理流程。
* 常常提醒使用者你只要收到發出的求助，就會儘速處理他們的問題。
9: 沒有有效利用免費訓練或是認証的機會
每當我更新我的履歷，準備尋找新工作時，我都很後悔沒有一些正式的證照來襯托我實際的經驗。尤其若當我想離開的公司有相關政策，無論各層級員工工作是否相關，都有免費考照政策時，更是一件氣人的事情。這曾讓我無法申請到一些想要的工作，而這些工作只要有相關的證照就可以簡單地申請到。 學到的教訓？善用所有免費受訓的機會，就算受訓沒辦法抵扣正式上班時間也一樣。
Becky Roberts ‧郭文興譯 2006/07/28
我們在職場上至少也有一兩個難堪的經驗，不管是因為漫不經心造成的系統嚴重損毀，在同僚間表現失態，或是把專案搞砸。IT專家Becky Roberts決定不打自招，把他工作生涯中最糟的狀況，以及她從這些經驗中學到的教訓與大家分享。
在過去的十六年中，我的工作是要使人類可以跟電腦一同和諧運作，我曾發生過一些嚴重的糗事，至今在我回憶的時候仍會忍不住想鑽到地洞裡。這些我犯過的錯大略可以分為三類：技術上、政治上以及生涯規劃上的錯誤。以下就不照特定順序，將我犯過最誇張的錯以及所學到的教訓與大家分享。
1: 不小心把副總裁的檔案殺了，同時沒有備份
我甚至不記得我是怎麼弄的。我不只是把檔案刪了之後沒有發現，甚至在重新格式化的當下才想到犯了錯。我緊張地花了三十分鐘來決定我要怎麼處理這個狀況。我應該要說謊然後推諉負責嗎？我甚至沒辦法把責任推給誰，因為整個公司的資訊部就只有我一個人。還是我應該要像個白痴一樣原封不動把他的電腦還給他？「檔案還在喔，我把電腦還你了。」總之我想到的辦法沒一個可行。最後，我直接走到他的辦公室，然後把電腦還他然後自己招認：「我搞砸了。我把你的檔案全刪了，然後再也沒辦法把資料救回來。這完全是我的錯。」這時一陣靜默。然後他只說了：「好吧。那妳下次要小心點。」就沒事了。我幾乎要跪下來親他的腳，我鬆了一口氣的程度，就跟我覺得自己像個超級大白痴一樣的嚴重。
學到的教訓？備份備份備份！！除非電腦至少有一份備份，否則不要進行刪除、搬移、更改、更新、重寫或格式化的動作。在那之後我就沒有大量損失檔案的經驗。
2: 更改公司的發薪系統，以至沒人拿到加班費
這是在美國中西部一家陶藝工廠發生的事情。發薪系統是一個工作站上的Basic程式。公司打算實行一個新的薪水計算規則，而我的任務就是去正確更改這個系統。我在備份程式上做了需要的改變，然後試跑了一下。它的邏輯似乎正確無誤。我把程式跟老闆看，也得到他的讚許。他說他打算將下個發薪期開始實際使用。然後我問它公司有沒有測試用的系統。當時我在該公司只工作了兩個月，對公司的系統並不熟。他笑了一下然後說沒有。
兩週後，公司產生一陣騷動，因為員工打開信封看到一些很糟的事：沒有加班費，沒有，沒有，沒有就是沒有。老闆看我臉色慘白，便叫我直接趁早滾回家。
學到的教訓？這是很糟的一課。顯而易見地，我犯了一個程式錯誤，需要好好改進我的程式技巧。但我是否應該早點意識到我的程式能力對於這份指派的工作仍有不足，同時試著拒絕呢？我的確對於將未測試的程式拿來執行表達了不安，但可能我的態度應該要更強硬。也許從這個意外中所學到最重要的教訓，是要在工作面談時，儘可能問清楚公司的硬體配置，然後避免進入一些沒有完善硬體的公司。
3: 使用Exchange的試用版
那時我是一個新聘員工，在一個只有兩人的資訊部門工作，被指派的計劃是安裝微軟的Exchange軟體。該公司當時原本使用的是一個文字介面的免費電子郵件系統 ，但因為它實在太難用，所以沒什麼郵件需要從舊系統轉到新系統，因此它只是一個簡單的安裝工作。
我弄來一個Exchange的試用版，然後把它安裝並進行設定，最後選定了一小群使用者做為測試對象。我從公司所有使用者中徵求有意願測試新郵件系統的人，然後很快的這個「測試」群組就包含了公司所有人。使用者創立自己的資料夾，收件夾，也輸入了連絡人。然後我訂購了Exchange的正式版本授權，我打到微軟去，得知一件恐怖的事實，就是沒有辦法從試用版轉換到正式版，然後在九十天後試用版就要停止運作。那天是第八十八天。不用說，我接下來的四十八小時都在打電話給微軟的技術專線，然後試著用正式版來取代試用版，搬移資料以及更改使用者設定上面。那可以說是個巨大又痛苦的混亂狀況。這個狀況的唯一好處是他是一個學習的好機會。
學到哪些重要的教訓呢？
在確定軟體到期後不會停止運作之前，不要冒然使用試用版本
設定一個專案計劃，然後切實執行。我根本不應該把整個公司的人放進測試群組。
與使用者多加溝通。同時根本不該允許他們對測試的系統變得逐漸依賴。
在歸屬新系統的責任以前，要確保相關人員接收良好訓練。
4: 把備份看成例行公事
主機的備份是我的責任。我設定了備援主機，同時每天都儀式性地更換備份磁帶。當第一次有使用者要求回復檔案時，我發現那個檔案所在的資料夾已經超過三個月沒有成功備份。更糟的是那個有問題的檔案從來沒有備份過。我壓抑了把錯歸疚在軟體上的衝動，承認那是我個人的輕忽，也向那位使用者致歉。然而他也沒有完全領情。
學到的教訓？
永遠不要把備份看著例行公事
每天仔細檢查備份的記錄
定期測試資料回復功能
設定一個時程，定期檢查備份成效
5: 獨占某項特定知識
雖然在公司裡擁有唯一無二的知識技能似乎讓你出現飯碗十分有保障的幻覺，有時也會成為耽誤你個人生活的負面影響。在我職業生涯裡面有一些場合，我讓自己處於那種情況。因為自己未將知識分享，讓我在與家人相處的週末常常被打斷。電話整個晚上都在響，甚至整個假期都在響，最誇張的是，在我開完大腦手術後的六個小時，電話就直接打到加護病房來。
學到的教訓？文件、分享與訓練。有時候在一個小公司裡，或是要實作某計劃時，獨佔某個特定知識是幾乎不可能的。但隨時注意保持警覺，可以讓你把風險降到最低。只要提供了適當的文件，有時候就算是較沒經驗未受訓練的代班者也可在公司發生危機適時加以化解。
6: 沒為自己留好必要文件
除了沒有好好把工作程序記成文件，讓知識可以分享，我也多次自以為可以記住，而沒有完善記錄工作程序或相關設定，而最後害苦了自己。當處於壓力下工作，或是使用者已經迫不及待時，往往很容易就急就章，然後不在意地對自己說，到狀況解除後再記錄相關文件。不幸的是緊急事件往往一連發生，然後記錄文件的動作就被忘記，直到你在某個緊急事件裡面需要它的時候。
學到的教訓？其實我還是持續遇到類似狀況。但在趕時間時我會先存下螢幕畫面，然後記個幾行字，在緊急狀況結束時，要記錄完整文件時，我仍不免會有所耽擱。
7: 在專案開始時沒有建立指揮權
這數年來，我曾擔任過各式各樣實做、升級、系統轉移計劃的專案負責人。除了最近一件專案之外，所有的專案都可以說成功在時限前完成所需目標。然而該件失敗的專案也不是特別沒有執行效率或是壓力較大。
在之前我從未發現在專案開始時建立自己指揮權的重要性，因為不同團隊的每個成員都尊重。最近的專案是在一個分層負責架構的公司所進行，我的團隊有幾個同事，我的上司，幾個經理還有一個副總裁。一個較資深的專案經理建議我特別召開一個會議來確定我對團隊的成員到底有多少指揮權。我認為這是件不需要的事，然後很快就嘗到苦果。
專案有許多要在特定日期完成的流程，但儘管我儘可能地與負責的團隊成員溝通，他們往往也會提出反對「我週五要休假，我老闆同意的，」「我今天不能做那個東西，我必須要做這個。」我負起整個專案的成敗責任，然而卻沒有任何權力去保障他的成功。最後專案無法趕上預定時程。
學到的教訓？只要是我現在處理的任何專案，其第一步都是建立我所需要的指揮權。如果這還不能保障專案的成功，我必須要不顧一切地要求更多權力或是建議更高層的專案經理來處理。
8: 對員工寄出漫不經意的電子郵件
公司的一名員工寄信菴一份她電腦的龐大問題清單。我沒有任何惡意地簡單回了信給她，說她可以直接考慮換台新電腦。然後我什麼都沒想地，把她的問題加到我當天的工作清單裡。幾分鐘後我跟我老闆還有我老闆的老闆被緊急叫到某個會議上。當我走進門時我還印了我給該員工的回信以做解釋。
我整個一頭霧水地表示我不知道發生了什麼事。我老闆表示那個員工被我的電子郵件氣翻了，因為她把我輕率的舉動解讀成我沒有認真看待他的問題或想要解決。我十分驚訝短短幾句不經意的笑話可以被整個誤解。我被指示要對該員工道歉，同時立刻排除她的問題。
學到的教訓？
* 不要嘗試在電子郵件裡搞笑或自做聰明；單純陳述就好。
* 對求助訊息要有標準的處理流程。
* 常常提醒使用者你只要收到發出的求助，就會儘速處理他們的問題。
9: 沒有有效利用免費訓練或是認証的機會
每當我更新我的履歷，準備尋找新工作時，我都很後悔沒有一些正式的證照來襯托我實際的經驗。尤其若當我想離開的公司有相關政策，無論各層級員工工作是否相關，都有免費考照政策時，更是一件氣人的事情。這曾讓我無法申請到一些想要的工作，而這些工作只要有相關的證照就可以簡單地申請到。 學到的教訓？善用所有免費受訓的機會，就算受訓沒辦法抵扣正式上班時間也一樣。
Becky Roberts ‧郭文興譯 2006/07/28
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